Los técnicos son de venus y los administradores de marte

La Ley de Parkinson y la Ley de la Trivialidad

Aquellos de nosotros que trabajamos “en campo”, es decir, en temas ya sean sociales, ambientales, agropecuarios, de investigación o similares, nos gustaría pensar (o que nuestros amigos se imaginaran) que pasamos los días rescatando ballenas o salvando comunidades rurales. La verdad es que, aún cuando esto fuera en parte nuestro trabajo, pasamos más tiempo del que nos gustaría en trámites administrativos, haciendo labores de oficina, redactando informes, gestionando recursos, entre otras miles de actividades poco glamorosas o heroicas.

Esto se debe, en parte, a que el financiamiento de nuestro trabajo suele venir de instancias obligadas a la transparencia, rendición de cuentas y a comprobar que las acciones emprendidas no ocultan fines de proselitismo o promoción de alguna índole.

Por otro lado, debemos de tomar como punto de partida el hecho que la administración burocrática parte de sistemas basados en la desconfianza. Esto se debe en alguna medida a la larga cadena que existe entre quien, de cierta forma, aporta recursos y quien es su beneficiario final, así como en todas las oportunidades que existen para que estos recursos se pierdan, desvíen o perviertan en el camino. De tal forma que detrás de cada nueva medida absurda de control administrativo probablemente hay una historia de alguien que rompió las reglas.  Desafortunadamente, el cúmulo de trámites absurdos propician mayor simulación o formas de darles la vuelta, lo que redunda en mayor regulación.

Así, muchas veces nos encontramos pensando que si fuera por los contadores y los abogados nunca haríamos nada; sobran historias de convenios de cooperación técnica que mueren antes de haber nacido porque los jurídicos no se pusieron de acuerdo.

De tal forma que a muchos técnicos nos invade la frustración e impotencia al pasar gran parte de nuestro tiempo laboral atendiendo requisitos, medidas y solicitudes administrativas, en detrimento del trabajo propiamente técnico y en campo.

¿Por qué pasa esto?

Ley de Parkinson y Ley de la Trivialidad

Según la Ley de Parkinson, desarrollada por Cyril Northcote Parkinson, historiador naval británico:

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo del que se dispone para completarlo”

Es decir, si tienes una fecha límite de entrega de dos días o de dos semanas para terminar una tarea, lo más probable es que la tarea se contraerá o expandirá de acuerdo al tiempo que tengas disponible.

Esta ley parte de 2 principios:

  1. Todo funcionario busca multiplicar el número de subordinados, no el de rivales
  2. Los funcionarios se crean trabajo unos a otros

Así

  • Un funcionario “a” que se siente sobrecargado de trabajo, en vez de compartir el mismo con un colega “b”, delegará parte del trabajo a dos subordinados “c” y “d”.
  • Cuando el subordinado “c” se queje de la carga de trabajo, se le asignarán dos subordinados más “e” y “f”, y para no generar resentimientos, también se le asignarán subordinados a “d”, siendo ellos “g” y “h”.
  • Así, ahora 7 personas están haciendo el trabajo de una sola.
  • Sin embargo, la gestión del personal, las minutas, las juntas, la planeación, los informes y el papeleo asegurarán que todos estén al tope de trabajo todo el tiempo.

De tal forma que el trabajo, particularmente el burocrático, posee tal elasticidad que no es sorprendente que todos los administrativos se sientan con una carga excesiva de actividades; sin embargo, existe poca o nula relación entre el trabajo que hay que hacer, su utilidad y el tamaño del personal existente para completarlo.  Así, los funcionarios tienden de modo más o menos inevitable a multiplicarse, aun cuando el objetivo propio de la organización no parezca estar más cerca de alcanzarse.

Una ley asociada, de la autoría del propio Parkinson, es la “Ley de la trivialidad”, esta señala la tendencia en las organizaciones a dedicar una gran cantidad de tiempo a detalles sin importancia, mientras que los asuntos cruciales quedan desatendidos. El autor utiliza el ejemplo de la construcción de un reactor nuclear de miles de millones de dólares, en tal caso pocos se sienten autorizados a opinar sobre cómo acometer este reto tan complejo. Sin embargo, cuando toca decidir cómo construir un recinto para estacionar las bicicletas de los empleados, todo el mundo opina sobre el material, el color, la ubicación, etc. dado que se trata de un problema más manejable, aun cuando resolverlo de ninguna forma acerca a la organización a la construcción del reactor nuclear, su principal objetivo.

Administrativos vs Técnicos

Los técnicos y los administrativos no nos entendemos; tenemos objetivos distintos, métricas distintas, formación distinta, realidades e interlocutores distintos, temporalidades y lógicas distintas. Hablamos distintos idiomas, usamos terminología bien diferente, no olvidemos que cada disciplina empieza por distinguirse por medio de su jerga especializada y que el lenguaje configura nuestra visión del mundo.

Pelearte con administradores que no entienden lo que haces, no entienden lo que dices, no entienden cómo son las cosas en campo y que simple y llanamente parecen no entender que no entienden, puede ser tanto frustrante como inútil.

¿pero qué tiene que ver este antagonismo con las leyes antes mencionadas?

¡Todo!

Usualmente solemos trabajar en instituciones en las cuales su razón primordial de existir es la actividad técnica, sin embargo, la mayor parte de sus empleados son administrativos, y muchas de las actividades que realizamos todos los empleados todos los días son burocráticas.

¿Qué pasó? ¡Ley de Parkinson trabajando!

Los funcionarios administrativos se multiplicaron, se crearon actividades unos a otros, se propagó la desconfianza y con ellas las medidas de control, esto propició la rompedera de reglas para darles la vuelta, lo cual llevó a mayores medidas de control, lo cual requirió la contratación de más funcionarios administrativos y a dedicar más recursos a su salario y equipamiento ¿la organización está más cerca de su objetivo principal? No, pero se cumplen las normas, se alcanzan las metas de micromanagment, se realizan juntas semanales e informes, se suben las actividades a portales de transparencia, se planea, monitorea y se reporta.

El tema que la organización no esté más cerca de su principal razón de ser no se discute, lo que sí se aborda son las dimensiones triviales, las comprobaciones de viáticos, el código de vestimenta, la posada de fin de año, el lugar de las bicicletas, etcétera.

Con todo esto no pretendo atacar a la gente atrás de un escritorio, finalmente también son víctimas del estado de las cosas y son arrastrados por la vorágine de las inercias del sistema, y francamente sí terminan trabajando a deshoras, fines de semana y días festivos. Nadie puede acusarlos de holgazanería.

Lo grave es que se impongan las actividades y normas burocráticas a las metas técnicas y a los objetivos de la organización. Lo más irónico es que seguramente el costo de impedir fugas de cualquier índole al final es mayor al de las propias fugas.

Las organizaciones tendrían que hacer un esfuerzo deliberado por simplificar el proceso administrativo y adelgazar su staff burocrático, de forma que más atención y recursos se dirijan a las actividades propiamente técnicas y de esta manera se encuentren más cerca de cumplir el mandato que justifica su existencia.

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