¿Cómo presupuestar un proyecto de desarrollo?

Una de las grandes lagunas en la educación formal suele ser cómo cobrar por los servicios que un profesional ofrece. Uno siempre tiene el temor o de presupuestar de forma muy elevada y ser rechazado, o ser muy baratero y en el mejor de los casos malbaratar nuestro trabajo; en el peor terminar dándote cuenta que el dinero no alcanza para las actividades comprometidas.

Este es un tema súper complejo  sujeto a las características y tipo de proyecto, así como a las actividades propuestas, a si tendrás que asumir costos de viáticos, realización de eventos, compra de material, equipamiento, etc. Existen varias formas de afrontar este reto, aquí te ofrezco una que me ha resultado en lo personal.

Primero el perfil de proyecto, después desglosar las actividades.

Para empezar, aunque resulte una obviedad, lo primero que tienes que hacer es construir tu propuesta de proyecto (ve una entrada al respecto aquí). Sin embargo, para poder presupuestar correctamente, tendrás que desglosar todas las actividades así como los objetos de gasto.

¿Cómo desglosar las actividades?

Para saber el tipo de actividades que podemos/debemos tener, hay que tener en cuenta la problemática, los objetivos, la población menta y el impacto que queremos generar y los resultados esperados. Las actividades tendrán que ser congruentes con todas estas dimensiones; por ejemplo, si se trata de un proyecto de carácter ambiental, como conocer el número de ejemplares de una especie en cierta área, quizá sugerir talleres participativos como principal actividad no sea la mejor idea, en cambio quizá sí lo sea hacer recorridos o transectos para buscar huellas, excretas, instalar cámaras trampas, etc.

Una vez  establecidas las actividades tendrás que determinar el número de unidades de actividad necesarias que puedas implementar dentro del horizonte de tiempo establecido, es decir cuántos recorridos en campo, cuántas cámaras trampa instaladas, cuántos talleres para cuántas personas impartidos, etc. Para esto hay que tener claro el horizonte de tiempo. Si son, por ejemplo, 3 meses podemos calcular el número de digamos, sesiones de talleres que podemos dar; entonces identifica tus actividades y calendarízalas en un periodo de tiempo determinado.

Así mismo, determina cuáles son los resultados esperados y cómo los presentarás: cuántos documentos redactados, editados y publicados, cuántos videos, cuántas memorias fotográficas, páginas de internet, eventos de presentación, etc.

Objetos de Gasto

Un punto nodal es determinar los objetos de gasto necesarios para llevar a cabo cada actividad, es decir identificar rubros como material y papelería; transporte y viáticos; contratación de consultores o profesionales externos;  realización de eventos; edición y publicación de documentos; costos administrativos (muchas veces es un porcentaje fijado por el financiador), etc.

Presupuesta y desglosa el costo de cada objeto de gasto por cada actividad. Al hacer la suma tendrías que tener un costo aproximado de las actividades del proyecto.

*Recomendación, a este costo agregale un 15-25% extra, esto como medida de precuación ante  mil imponderables que no hayas tomado en cuenta como gastos no contemplados, que algún costo se dispare, así como contar con cierto margen para la negociación.

Es muy importante que seas exhaustivo con las actividades y objetos de gasto, lo peor que te puede pasar es que surjan gastos no contemplados originalmente.

Consultorías y honorarios

Subcontratar personal y determinar tus propios honorarios suele ser uno de los puntos más espinosos de presupuestar un proyecto. Aquí te presentamos una propuesta de cómo entrarle.

Para subcontratar una persona primero determina exactamente qué quieres que haga, luego determina cuánto tiempo le llevará hacerlo ¿tres meses de tiempo completo? ¿un mes a medio tiempo? Posteriormente crea el perfil del puesto ¿qué formación necesita esta persona? ¿qué experiencia? Con base en este perfil intenta averiguar a cuánto se paga ya sea la hora consultor o el salario de una persona con estas características o nivel de responsabilidad; posteriormente prorratea este mes de salario u hora consultor por el tiempo aproximado que calculas le llevará a la persona encargada llevar a cabo la actividad o puesto contemplado. Con base en esto haz el presupuesto para tu objeto de gasto de consultorías u honorarios.

*Piensa muy bien qué condiciones de pago ofrecerás, si por producto o  salario fijo, ambas condiciones tienen sus pros y contras, pero es importante que esto esté contemplado en tu presupuesto y plan de gastos.

Entonces ¿dónde quedo yo?

Ya has presupuestado aparentemente todo para echar a andar tu proyecto,  pero ¿y tú cuánto deberías de ganar?

Puedes utilizar una fórmula similar a la de arriba ¿cuánto tiempo te llevará este proyecto desde su concepción hasta su informe final? ¿será una actividad de tiempo completo o parcial? ¿qué tipo de actividades llevarás a cabo? ¿qué espera de ti el financiador?  entonces, por ejemplo, si el proyecto durará 3 meses y será de tiempo completo para ti, considera 3 meses según tu pretensión salarial de acuerdo a tu formación, experiencia y nivel de responsabilidad en el proyecto.

Si calculas que es posible, agrega el tiempo que tomaste en elaborar la propuesta así como un colchón extra posterior a la terminación del proyecto  bajo 3 supuestos: 1) que sea necesario trabajo posterior al cierre del proyecto; 2) que te quedes desempleado entre proyectos; 3) percibir algo proporcional a vacaciones y aguinaldo. También intenta averiguar más sobre el financiador, aquí sí aplica la fórmula de “según el sapo la pedrada” ¿cómo suele pagar este tipo de proyectos? ¿qué tan grande es su presupuesto? Habrán proyectos bonitos e interesantes en los cuales estés dispuesto a cobrar poco, y habrán proyectos y financiadores que ameriten cobrarles un poquitín extra.

De igual forma, es recomendable agregar un porcentaje extra para contar con un margen de negociación. Calcula entre el 10 y el 25%,según el sapo.

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La suma de todos estos rubros te dará una cifra mágica que deberás contrastar con presupuestos de proyectos similares o con colegas que hayan realizado proyectossimilares. Con base en esta retroalimentación ajusta en un sentido u otro según corresponda.

¿Cómo presentar tu propuesta económica?

Es recomendable que todo este revoltijo de cifras lo guardes para tu uso interno y al cliente-financiador le presentes una cifra global. Te recomiendo solo desglosar la lista de actividades sin presupuesto asignado y presentar una propuesta económica global, que no esté desglosada (cuando compras un platillos en un restaurante te dicen algunos de los ingredientes que tiene y cómo es preparado, así como su costo total, nunca te dicen cuánto le pagan al chef, cuánto cuesta el aceite y la carne, etc.)

Por último, es importante que dejes señaladas una serie  de condiciones a esta propuesta, por ejemplo que no incluye IVA u otros impuestos como ISR, que tiene un periodo de vigencia, que incluye cierto número actividades por un número x de participantes, etc…

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